10 Fehler in Deiner Buchhaltung, die Du niemals machen solltest

Buchhaltung ist eine Kunst für sich, und doch zugleich da Rückgrat jedes Unternehmens. Umso wichtiger, dass in den Büchern und Konten alles in Ordnung ist. Spätestens bei der Steuerprüfung können sonst aus kleinen Unregelmäßigkeiten schnell mal große Hindernisse werden. Und bevor man es merkt hat man statt einer Steuerersparnis auf dem Bankkonto plötzlich eine Aufforderung zur Nachzahlung im Briefkasten. Wir haben daher einfach mal eine Übersicht gemacht, welche Fehler in Deiner Buchhaltung Du unbedingt vermeiden solltest.

Die Top 10 der vermeidbaren Fehler in Deiner Buchhaltung

1. Fehlerhafte Rechnungen versenden

Es sollte sich von selbst verstehen, dass Deine Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und entsprechend alle nötigen Angaben enthalten. Wer hier nicht an die Details denkt, darf sich nicht wundern, wenn später zahlungsunwillige Kunden vor Gericht Recht bekommen.
Übrigens: Um solche Probleme gleich ganz zu vermeiden, kannst Du Dir einmal eine leere Rechnungsvorlage mit allen erforderlichen Angaben erstellen, die Du ab sofort für Deine Kundenrechnungen benutzt. Noch leichter geht es allerdings, wenn Du mit einer professionellen Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware arbeitest. Es einige clevere Lösungen, die vollständig online funktionieren.

 

2. Private und geschäftliche Buchungen mischen

Nichts ist schlimmer, als sämtliche Transaktionen über ein einzelnes Konto laufen zu lassen. Du wirst den Wert eines separaten Geschäftskontos spätestens dann zu schätzen lernen, wenn Du die Kopien Deiner Kontoauszüge per Hand schwärzen musstest, weil Du nicht wolltest, dass das Finanzamt auch noch über Deine privaten Online-Einkäufe Bescheid weiß.
Darum immer getrennte Konten für Geschäftliches und Privates. Und genauso wichtig: auch schon bei allen Einkäufen gleich sauber über das jeweilige Konto buchen! Denn auch gemischte Einkaufsbelege sind ein unnötiger Zeit- und Arbeitsaufwand.
Übrigens: Den Stress kannst Du Dir ganz sparen, wenn Du Fehler 3 vermeidest.

 

3. Die Buchhaltung (ohne Ahnung) selbst machen

Immer wieder gibt es selbsternannte Experten, die glauben, dass es reicht, sich in ein paar Minuten Online zu informieren und dann selbst die Buchhaltung oder die Steuererklärung zu machen.
Es reicht nicht! Darum lass es lieber sein. Du bist Unternehmen und solltest Deine wertvolle Zeit sinnvoller nutzen.
Buchhaltung ein Vollzeitjob. Sofern Du nicht zufällig mehrere Jahre aktueller Praxiserfahrung als Buchhalter oder Steuerberater hast und Dich ständig über alle Neuerungen und Änderungen auf dem Laufenden hältst, ist es keine Aktivität für nebenher oder Personen ohne Erfahrung.
Setz einen Profi dran, dann vermeidest Du gleich mehrere Fettnäpfchen, z.B. fehlerhafte Buchführung oder falsche Buchungsvorgänge. Diese Maßnahme hat noch weitere Vorteile, die Du auch nochmal unter den Punkten 8, 9 und 10 nachlesen kannst.

 

4. Belege auf Thermopapier aufbewahren

Wo erst noch Rechnungshöhe und Datum standen, herrscht nun nur noch gähnende Leere. Das liegt daran, dass die meisten Einkaufsquittungen auf Thermalpapier gedruckt werden. Liegt dies zu lang oder bekommt es zu viel Sonnenlicht oder Wärme ab, verliert es die Fähigkeit, die aufgedruckte Farbe zu halten. Die wichtige Quittung verwandelt sich nach einer Weile in ein nutzloses weißes Blatt Papier.
Daher solltest du auf Thermalpapier gedruckte Belege immer als Fotokopie auf lichtechtem Papier abheften. Aber Achtung: auch normale Fotokopien können verblassen! Daher vermeide Klarsichtfolien, denn diese enthalten oft Weichmacher und beschleunigen das Ausbleichen.
Außerdem müssen Belege bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden (Dein professioneller Buchhalter weiß das!), daher lass ihn die Aufbewahrung übernehmen. So kannst Du außerdem nicht versehentlich die falschen Unterlagen beim Frühjahrsputz entsorgen.

 

5. Richtig (schlecht) schummeln wollen

Eigentlich müsste dieser Fehler sogar an erster Stelle stehen, denn er wird am häufigsten gemacht. Regelmäßige „Geburtstags“-Geschenke an private Freunde, Geschäftsessen an Sonn- und Feiertagen, auf Firmenkosten Benzin tanken, wenn der Firmenwagen nur Diesel schluckt? Mit solch dummen Tricks beißt man bei Finanzbeamten auf Granit.
Ja, es gibt Möglichkeiten, seinen Gewinn zu mindern und tatsächliche Betriebsausgaben als Aufwand anrechnen zu lassen. Dein Buchhalter oder Steuerberater kennen sie genau.
Also bleib ehrlich und halte Deine Bücher sauber, denn die nächste Betriebsprüfung kommt ganz sicher. Und Nachzahlungen wegen Steuerbetrug tun dem Firmenkonto oft mehr weh als die paar Euro, die Du mit der verminderten Steuer gespart hättest.

 

6. Unterlagen klammern, eintüten oder falsch lochen

Wie bereits in Punkt 4 erwähnt, ist die richtige Aufbewahrung ein entscheidender Faktor. Es gilt: buchhalterische Aufbewahrung ist Dein SOLL.

Sauber – keine schmutzigen oder kaputten Ordner, Ablagen oder Hefter verwenden

Ordentlich – einzeln abheften; Belege nicht mit Heft- oder Büroklammern verbinden

Links gelocht – nicht oben, unten oder rechts, nicht durch wichtige Ziffern o. Texte

Langfristig sicher – auf lichtfestem Papier, ohne Klarsichthüllen oder Folien

Hältst Du Dich daran, erspart es Dir langwierige Arbeiten bei der Prüfung, wie Entklammern, Austüten oder die weggelochten Ziffern wiederzufinden.

 

7. Belege lose sammeln und mit anderen Dokumenten mischen

Ja, Belege sind wichtig, aber nicht jeder Lieferschein muss bei der Abrechnung liegen. Bei der Buchhaltung gilt: So viel wie nötig – nicht alles, was möglich ist. Sprich mit Deinem Buchhalter oder Steuerberater.

  • Kläre ab, welche Belege Du sammeln sollst, und welche für seine Aufgaben eher hinderlich sind, denn auch das Aussortieren kostet Zeit.
  • Sammle die Unterlagen in fortlaufender Reihe nach Erstellungsdatum
  • Achte auf Vollständigkeit: In Einzelfällen und bei kleinen Summen kann man verlorene Belege durch einen Eigenbeleg ersetzen. Besser ist es allerdings, wenn erst gar nichts verloren geht.

 

8. Die Buchhaltung nicht machen, weil Du keine Lust hast

Gib es zu: Du verschiebst es immer wieder, weil es wichtigere Dinge gibt, die Deine Aufmerksamkeit benötigen. Auflistungen, Abrechnungen und Anträge machen nicht immer Spaß, ganz klar. Was aber, wenn es plötzlich schnell gehen muss, und die Buchhaltung eines ganzen Monates muss an nur einem Tag erledigt werden? Das bräuchte eine Menge Motivation, oder?
Hier hilft nur Zeitmanagement: Halte Dir eine feste Zeit pro Woche frei, in der Du Dich ausschließlich darum kümmern kannst.
Die noch einfachere Lösung: Übergib diese Aufgabe jemandem, der sich komplett darum kümmert – und damit auskennt. Und Deine Zeit gehört wieder Dir, statt einer Aufgabe, die Dir lästig ist.

 

9. Abgabefristen versäumen oder ignorieren

Jedes Ding hat seine Zeit, so auch Steuererklärungen, Vorsteuerabzüge und Antragsfristen. Wer diese nicht einhält, kann oft statt der Steuerersparnis eine saftige Nachzahlung erwarten. Und nichts, was man beim Fiskus einreicht, möchte man gerade mal 24 Stunden vorher vorbereiten.
Daher: rechtzeitig beginnen, die Fristen einhalten und nichts zu spät einreichen.
Übrigens kennen Buchhalter und Steuerberater die nötigen Abgabetermine ganz genau – ein weiterer Vorteil, wenn man den passenden Angestellten oder Ansprechpartner hat. Und verspätete Anträge dürften damit der Vergangenheit angehören.

 

10. Dich nicht um offene Rechnungen oder Deine Finanzplanung kümmern

Es klingt lächerlich, aber es kommt tatsächlich vor, dass manche Unternehmer sich zu sehr auf die Zahlungsmoral ihrer Kunden verlassen. Wenn dann eine Rechnung überfällig ist und aus der Buchhaltung herausfallen muss, ist das mehr als ärgerlich. Deshalb:

  • Kümmere Dich um Deine Finanzen, oder lass es jemanden für Dich tun. Damit weißt Du immer, wie es um Dein Unternehmen bestellt ist.
  • Bleib bei offenen Rechnungen am Ball, denn verschleppte Zahlungen können zu Mahnungen, Gerichtskosten und Inkasso führen. So etwas möchten weder Du noch Dein Kunde als Grundlage für weitere Geschäfte haben.
  • Stelle einen Finanzplan auf: Schaff Dir finanzielle Polster, mit denen Du auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren kannst. Optimiere Deine Liquidität, denn Versprechen zahlen keine Rechnungen.

 

Gerade um den letzten Fehler zu vermeiden, können wir Dir unseren Service ans Herz legen. Über bezahlt.de kannst Du jederzeit Deine offenen Rechnungen in verfügbares Umlaufvermögen umwandeln. Die Gebühr ist grundsätzlich steuerlich absetzbar. Und auch bei einer Zahlungsverspätung der Rechnungsempfänger unterstützen wir unsere Kunden mit unserer Mahnungsoption – natürlich ganz diskret.

 

Was denkst Du über unsere Liste? Fehlt etwas, oder sollen wir auf einen Aspekt genauer eingehen? Hinterlass uns doch einfach Deine Meinung unten als Kommentar.

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