10 Tipps, dass Deine Rechnungen schneller bezahlt werden können

Ach wenn das liebe Geld nicht wär… Aber ohne es geht nichts. Wem öfter der Kalender im Nacken sitzt, der weiß, wie wichtig es ist, dass Rechnungen pünktlich gezahlt werden. Wir haben einige Tipps für Dich, wie Du es Deinen Kunden erleichtern kannst, ihre Rechnungen schneller zu begleichen.

 

Tipp 1: Sei vollständig

Wenn Du eine Rechnung versendest, solltest Du sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind. Nichts ist ärgerlicher, als eine Rechnung, die nicht gezahlt wird, weil Du einen vermeidbaren Fehler gemacht hast. Bevor die Rechnung storniert, neu erstellt und letztlich bezahlt ist, können mehrere Tage vergehen.

Diese Elemente solltest Du in jeder Rechnung deutlich aufführen:

 

  1. Name und Adresse des leistenden Unternehmers
  2. Steuernummer des leistenden Unternehmers
  3. Name und Adresse des Leistungsempfängers
  4. Rechnungsnummer
  5. Rechnungsdatum
  6. Leistungs-, oder Lieferdatum
  7. Angaben zum Produkt / zur Dienstleistung
  8. Nettopreis, Umsatzsteuer-Satz und Bruttopreis

 

Tipp 2: Sei erreichbar

Es ist ebenfalls wichtig, dass Deine Kunden Dich erreichen können, falls sie Fragen oder Probleme haben. Daher solltest Du stets auch Deine Kontaktdaten in die Rechnung einfügen, also auch immer Deine Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bankverbindung angeben. Eine rechtzeitige Info Deines Kunden an Dich kann oftmals späteren Ärger vermeiden.

 

Tipp 3: Sei seriös

Eine ordentliche Rechnung hat auch immer etwas Charakter. Das kann die Form, die verwendete Schriftart, Dein Firmenlogo oder Dein Briefkopf sein. Sei diesbezüglich präzise, konsistent und seriös. Alberne Schriftarten solltest Du nur verwenden, wenn Du einen Laden für Scherz- und Karnevalsartikel betreibst – und dann auch nur den Briefkopf betreffen. Die Kunden- und Rechnungsdaten sollten in jedem Fall deutlich lesbar sein.

 

Tipp 4: Sei schnell

Viele Rechnungen werden noch immer in Papierform versendet – das ist jedoch nicht nötig. Online erstellte Rechnungen sind ebenfalls rechtsgültig und können dem Kunden oft schon auf dem Bildschirm angezeigt werden; idealerweise mit Möglichkeit zum Ausdrucken. Wenn Du sie dem Kunden per E-Mail als Kopie sendest, erhält er sie schneller als mit der Post, und Du weißt mit Sicherheit, wann Du die Rechnung versendet hast.

 

Tipp 5: Sei flexibel

Im Internetzeitalter ist die Bezahlung per Rechnung schon fast altmodisch. Fast jeder Onlineshop bietet heute die Möglichkeit, aus mehreren Zahlungsmöglichkeiten zu wählen. Auch Du kannst Deinen Kunden hier entgegenkommen. Biete neben der klassischen Rechnung mit Überweisung auf Dein Geschäftskonto noch weitere Optionen an: Vorauskasse/Nachnahme und Lastschrift sind Möglichkeiten, noch schneller sind aber Kreditkarte oder Onlinezahlungen, z.B. via PayPal.

 

Tipp 6: Sei verbindlich

Deine Kunden möchten seriös behandelt werden, denn bei Geld ist der Spaß schnell vorbei. Ebenso wichtig ist daher ein seriöses Auftreten von Deiner Seite. Wenn Du also in der Rechnung bereits eine Zahlungsfrist vorgibst, demonstrierst Du Kulanz, aber auch Ernsthaftigkeit; Eigenschaften, die man von einem Geschäftspartner erwartet.

 

Tipp 7: Sei hart bzw. sei nett

Sollte eine Zahlung sich trotz der von Dir vorgegebenen Frist verzögern, dann beweise Deine Ernsthaftigkeit. Indem Du im Vorfeld über Gebühren informierst, die auf verzögerte Zahlungen anfallen, machst Du Deinem Kunden die Folgen deutlich. Eine solche Mahngebühr sollte nicht zu hoch sein, sondern lediglich ein kleines Ärgernis; aber dennoch ärgerlich genug, dass Dein Kunde sie kein zweites Mal auslösen möchte.

Behalte Dir ebenso vor, pünktliche Zahlungen zu belohnen. Ein winziger Preisnachlass kann bei Sparfüchsen genau den Ausschlag geben, lieber heute als morgen zu zahlen – und sich dabei noch gut zu fühlen. Insbesondere, wenn Du wie in Tipp 5 vorgeschlagen eine Online-Bezahlmethode wie PayPal anbietest, wird sich dieser Schritt rentieren.

 

Tipp 8: Sei individuell

Diese Option bietet sich an, wenn Du Stammkunden hast, die Deine Leistungen wiederholt, vielleicht sogar regelmäßig in Anspruch nehmen. Ihnen kannst Du beispielsweise eine besondere Rate für Deine Arbeit anbieten, sodass sie monatlich identische Zahlungen vornehmen können. Ein Dauerauftrag ist viel komfortabler, als jeden Monat manuell zu zahlen.

Du kannst auch mit anderen Kunden im Vorfeld individuelle Zahlungsmodalitäten vereinbaren, die ihnen entgegenkommen. Biete beispielsweise einem Kunden mit einer absehbar hohen Rechnungssumme eine Ratenzahlung an. Vergiss nicht, solche Absprachen schriftlich zu fixieren. Damit könnt Ihr Euch beide auf die Absprache berufen und Missverständnisse werden minimiert.

 

Tipp 9: Sei persönlich

Du musst nicht der beste Freund Deiner Kunden werden – aber versuche, persönlich zu sein. Einem Bekannten Geld zu schulden ist oft schwieriger, als einem Fremden. Wenn Du Deine Kunden als Menschen wahrnimmst (und sie Dich), die Beziehung also nur ein wenig enger ist als bei völlig neutralen Geschäftspartnern, kann dies schon eine Menge ausmachen. Eine E-Mail zu den Feiertagen oder zum neuen Jahr kann bereits diesen Bonus bringen.

 

Tipp 10: Sei beharrlich

Wenn alles nichts nutzt und ein Kunde nicht pünktlich zahlt, dann kann eine häufigere Nachfrage schon helfen. Freundliches Nachfragen (sanftes “Nerven”) genügt manchmal schon, bevor Du zu anderen Mitteln (wie Verzugsgebühren, siehe Tipp 7) oder gar einen Anwalt greifen musst. Bleibe aber stets takt- und verständnisvoll.

 

 

Wir hoffen, dass Du mit diesen Hinweisen die Zahlungsmoral Deiner Kunden sanft aber nachhaltig beeinflussen kannst.

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