Vom professionellen Angebot zur Rechnung: Teil 3 – Tipps & Tricks

Bisher haben wir uns die wesentlichen Elemente eines Angebots angesehen und außerdem drei wichtige Aspekte beleuchtet, mit denen der Ersteller es attraktiver gestalten kann.

Zur Erinnerung, der Rückblick auf unsere bisherigen Leitlinien:

  • Die Goldene Regel: Sei präzise und transparent
  • Die 1. Silberne Regel: Kenne Deine Kunden
  • Die 2. Silberne Regel: Eine Frage der Überzeugung
  • Die 3. Silberne Regel: Der Preis ist heiß

Um das Gesamtbild abzurunden, wollen wir im letzten Teil unserer Serie noch einmal separat auf einige Details eingehen, die entsprechend dosiert ein Angebot noch überzeugender machen können. Einiges davon mag selbstverständlich oder sogar banal erscheinen, aber wir bemühen uns um Vollständigkeit, und in der Praxis kann es durchaus geschehen, dass man nicht immer alles im Blick hat. Beginnen wir also mit den versprochenen Tipps & Tricks.

 

Tipp 1: Auf das Timing kommt es an

Mit herausragenden Angeboten ist es genau wie mit gutem Humor: Ohne das richtige Timing läuft alle Anstrengung ins Leere. Daher sollte man mit der zeitlichen Verfügbarkeit eines Angebots als Gestaltungsmöglichkeit arbeiten.

Wie im ersten Teil unserer Reihe erläutert, bieten Freizeichnungsklauseln dem Anbieter eine gewisse Sicherheit, wenn er sein Angebot nicht mit unbegrenzter Gültigkeit versehen kann. Dreht man diesen Mechanismus hingegen um, macht man sich dabei die menschliche Natur des Kunden zunutze.

Setzt Du also für Dein Angebot von vornherein ein maximales Gültigkeitsdatum, so signalisierst Du, dass diese Konditionen nicht unbegrenzt gelten. Mehr noch: Du machst sie damit zu einer Besonderheit. Und wie alle Schnäppchenjäger, Sparfüchse und Rabatthamster wissen, sind es die Sonderangebote, bei denen man zuschlagen muss.

Sollte also ein konkretes Produkt oder eine bestimmte Leistung nur für eine kurze Zeit zu einem ausgewählten Preis verfügbar sein, erhöht das die Exklusivität – und das lässt Dein Angebot attraktiver erscheinen. Ob kulturelle Feiertage wie der Valentinstag, die soeben angebrochene oder demnächst bevorstehende Jahreszeiten oder das eigene Firmenjubiläum… Gründe für die Exklusivität findest Du sicher leicht.

Probier doch einfach mal aus, ob ein „Angebot nur gültig bis …“ im Schreiben Dir nicht wirklich ein paar Aufträge mehr bringt.

Achtung: Falls Du mit einem potenziellen Kunden ein Vorgespräch geführt hast, sende ihm Dein individuelles Angebot innerhalb von 24 Stunden zu. Die Chance, dass er sich noch an Dich und Dein Unternehmen erinnert, ist weitaus höher, als wenn in der Zwischenzeit vielleicht ein paar Tage vergangen sind (in denen eventuell andere Anbieter Kontakt mit ihm hatten). Plus: es zeigt, dass Du engagiert, kompetent und an seinem Auftrag interessiert bist.

 

Tipp 2: Der Ton macht die Musik

Ja, dieser Hinweis ist ziemlich offensichtlich, doch genau deswegen muss er immer wieder erwähnt werden. Zu oft vergisst man, dass man nur ein Lieferant oder Dienstleister unter vielen ist. Was Du bietest, bieten bestimmt auch noch andere – und der Kunde hat die Wahl.

Im Grunde könnte man allein über diesen Aspekt ein ganzes Buch schreiben (und mit Sicherheit wurde das auch schon mindestens einmal getan). Einige der wichtigsten Umgangsformen möchten wir dennoch aufführen.

Höflichkeit

Ein simples „Bitte“ und „Danke“ hat noch niemanden umgebracht. Wenn Dein Kunde sich dazu entschließt, sich aufgrund Deines Angebots mit Dir anstatt eines Konkurrenten zu unterhalten, dann kann man sich dafür ruhig bedanken. Ein „Bitte“ ist stets dann angebracht, wenn Du dem Kunden den Ball zuspielst und ihn in die Lage bringst, etwas tun zu müssen. Siehe dazu auch unseren nächsten Punkt.

Zuvorkommendes Verhalten

Eine Verhandlung über einen möglichen Auftrag hat immer (mindestens) zwei Seiten, die sich einig werden wollen. Wenn man in dieser Verhandlung eine rege Teilnahme, ein hohes Engagement der Gegenseite und schnelle Ergebnisse erzielen will, sollte man es sich zum Grundsatz machen, seinem Gesprächspartner nicht nur keine Steine in den Weg zu legen, sondern ihm den Weg zusätzlich noch so unbeschwert und unkompliziert wie möglich zu machen. Im Klartext heißt das:

  • Erledige die Arbeit, wo immer Du kannst: Eine Abfrage benötigter Kundendaten per Tabelle oder Formular ist leichter zu verstehen, als eine offen formulierte Frage. Ein Gutschein, Couponcode oder Bestellbogen kann bereits mit den bekannten Daten des Kunden, wie Name oder Kundennummer befüllt sein. Ziel ist es, den tatsächlicher Handlungsaufwand für den Kunden so minimal wie möglich zu halten.
  • Drück Dich klar aus: Der Kunde muss Dich leicht verstehen können. Vermeide für ihn den Umstand, etwas nachfragen zu müssen, aber verwirre ihn auch nicht! Ihn mit unnötigen Informationen zu überhäufen ist ein No-Go, ebenso wie auch absoluter Minimalismus.
  • Bleib übersichtlich: Solltest Du verpflichtet sein dem Kunden im Erstkontakt sehr viele Informationen zu geben (aufgrund rechtlicher Anforderungen o.ä.), überlege Dir, ob sich eine Übersicht oder Zusammenfassung am Anfang lohnt. Hinweis: Bei mehr als zweieinhalb Seiten voller Daten oder Text sollte die Antwort automatisch „ja“ lauten. Kannst Du Sachverhalte mit einem Bild, Diagramm oder Video ausdrücken? Dann spar Dir Tabellen und seitenweise Text.

Gegenseitiger Respekt und Menschlichkeit

  • Sei direkt und persönlich: Sprich Deinen Ansprechpartner mit Namen an. Das zeigt, dass Du die Person auf der anderen Seite des Verhandlungstisches als Mensch wahrnimmst, und nicht nur als Fassade für ein anderes Unternehmen. Dein Kunde wiederum dürfte sich durch die direkte Anrede besser aufgehoben fühlen. Hat die Person einen Titel, beispielsweise Dr. oder Dipl.-Ing.? Dann solltest Du ihn auch verwenden.
  • Sei relevant, wenn Du den Ansprechpartner wählst: Bemüh Dich darum, Deine Nachricht an den relevanten Empfänger zu senden. Als Anbieter für Werbekampagnen solltest Du wahrscheinlich am besten den Marketingverantwortlichen adressieren; als Transportdienstleister oder Lieferant dürfte hingegen eher die Abteilungsleitung für Logistik und Lagerung der passende Empfänger sein.
  • Vermeide Standardformulierungen und leere Floskeln: Bleib flexibel in Deiner Sprache. Der Verzicht auf abgedroschene Formeln ist auch ein Zeichen von Respekt. Lass Dein Gegenüber wissen, dass er nicht „nur ein weiterer anonymer Kunde“ für Dich ist. Das gilt auch für den nächsten Punkt.
  • Sei auch mal emotional: Drücke Deine Freude aus, z.B. darüber, dass Du eine Anfrage erhalten hast. Sollte es ein Auftrag sein, dann gilt das selbstverständlich ebenfalls! Lass den Kunden wissen, dass Du mit dem Herzen bei der Sache bist und Du in ihm nicht nur den Goldesel siehst.
  • Sei bereit als Retter in der Not: Sollte sich Dein Kontakt gegen eine Zusammenarbeit entscheiden, bleib gelassen. Zeig, dass Du seine Entscheidung respektierst und frag nach dem Grund für die Ablehnung; vielleicht ist es ja nur eine Kleinigkeit, die fehlt, um ihn doch noch zu überzeugen? Und gern darfst Du Dein Bedauern ausdrücken – sofern Du zeitgleich Deine Bereitschaft signalisierst, auch noch später für den Auftrag zur Verfügung zu stehen. Lass ihn wissen: falls sich seine Wahl als unpassend herausstellen sollte und er jemanden braucht, der rettet, was noch zu retten ist, bist Du bereit zu zeigen, dass Du es besser kannst.
  • Sei rücksichtsvoll:
    • Zeig Verständnis, wenn sich mal die Reaktion Deines Gegenübers verzögert; es könnte immer ein persönlicher Grund dahinter stecken.
    • Hab Nachsicht, wenn ein Kunde trotz Deiner besten Bemühungen etwas falsch verstanden hat. Bleib geduldig und versuch es noch einmal anders oder in anderen Worten zu erklären.
    • Beweise Zurückhaltung, falls er aufgebracht sein sollte. Nur, weil er sich im Ton vergreift, musst Du es ihm nicht gleichtun.

Tipp 3: Bleib selbst Mensch

Nach all den guten Ratschlägen, vergiss aber auch nicht Dich selbst. Jeder Mensch hat Grenzen, auch Du, also lass Dich nicht ausnutzen.

  • Erniedrige Dich nicht selbst durch zu anbiederndes Verhalten: Natürlich ist es finanziell betrachtet immer besser, den Auftrag zu bekommen anstatt ihn nicht zu haben. Manche Aufträge sind es aber einfach nicht wert, wenn darunter die eigene Würde leidet. Umfangreiche Gratisarbeiten oder zig Vorab-Versionen ohne Bezahlung könnten ein Zeichen sein, dass Dich jemand ausnutzen will.
  • Lass Dir nichts in die Schuhe schieben: Jeder macht mal Fehler, auch Du. Ein guter Kunde hingegen hat es nicht nötig, seine Meinung immer wieder zu ändern und dann den Ärger über seine früheren Fehlentscheidung an Dir auszulassen. Triff daher immer klare Absprachen; Mitschriften oder Kopien bisheriger Wünsche und Anforderungen helfen Dir, bei Streitpunkten Klarheit zu schaffen. Sollte tatsächlich etwas Dein Verschulden gewesen sein, zeig Größe und Kulanz; korrigiere es umgehend – ohne eine zusätzliche Rechnung zu stellen!
  • Auch Du hast mal Feierabend: Hingabe und Engagement in allen Ehren, aber Du bist keine Maschine, die 24 Stunden am Tag ununterbrochen läuft. Achte darauf, dass Du Dich Deinen potenziellen Kunden nicht automatisch als „jederzeit verfügbar“ präsentierst (siehe auch Standardfloskeln). Feste Kontaktdaten und Ansprechzeiten im Angebotsschreiben unterstreichen Deinen seriösen Auftritt. Willst Du tatsächlich eine Kontaktmöglichkeit für den Notfall anbieten, dann mach es vereinzelt und ganz gezielt.

 

Im großen Spiel gibt’s nur Gewinner

Damit endet unsere Reihe über die Möglichkeiten, eine Geschäftsbeziehung mit einem herausragenden Angebot zu beginnen. Natürlich sind alle unsere Vorschläge genau das: reine Vorschläge! Es sollte klar sein, dass nicht jeder Tipp für jeden Lieferanten, Produzenten oder Dienstleister gleichermaßen zutreffen kann. Sofern Du also sorgfältig prüfst und überlegst, welche Idee für Dich und Dein Unternehmen sinnvoll ist, wirst Du gewiss häufiger eine positive Reaktion auf Deine Angebotsschreiben erhalten.

Am Ende jeder Offerte liegt es tatsächlich beim potenziellen Kunden, ob er sich für Dich als Partner im großen Spiel entscheidet. Wie eingangs schon erwähnt, spielt und gewinnt man dabei immer gemeinsam.

Hat Dir unsere Miniserie gefallen? Bist Du der Ansicht, dass einer unserer Tipps ungenau ist oder verbessert werden könnte? Findest Du, dass unsere Aufzählung unvollständig ist oder etwas nicht in die Liste gehört? Lass uns in den Kommentaren wissen, was Du denkst!

Verwandte Beiträge

Kommentieren