Gutschrift statt Rechnung – wann Du womit im Vorteil bist

Das Gutschriftverfahren wird immer wieder als Alternative zur klassischen Rechnungsstellung ins Gespräch gebracht. Beide Verfahren haben ihre Vorteile. Wann Du mit Gutschrift statt Rechnung besser dran bist, verraten wir Dir im heutigen Artikel.

 

Wie Ungeduld auch produktive Wirkung haben kann

Erdacht wurde es von Unternehmen, die Ihre Rechnungsdaten für eine betriebsinterne Bilanzierung schneller brauchten und nicht erst auf das Rechnungsdokument des Lieferanten warten wollten. Die Wartezeit war hierbei also der entscheidende Faktor.
Wem das bekannt vorkommt – ja, es gibt eine Parallele zur Rechnungsvorfinanzierung von bezahlt.de. Wo bei uns aber der Rechnungssteller gern früher den fairen Lohn für seine Leistung erhalten würde, ist es beim Gutschriftverfahren der Leistungsempfänger, der gern eine schnellere Abrechnung durchführen möchte.

 

Falsche Freunde und Missverständnisse

Umgangssprachlich wird das Wort „Gutschrift“ gern auch dann verwendet, wenn es um eine Korrektur einer Rechnung geht. Wer z.B. ein beschädigtes Produkt zurückgibt, vom Händler dafür aber statt einer Rückbuchung oder Bargeld-Auszahlung nur eine „Gutschrift“ erhält, hat die umgangssprachliche Version kennengelernt. Mit dem Gutschriftverfahren der Buchhaltung hat dies aber nichts zu tun. Also bitte nicht verwechseln!

Die Gutschrift, die wir meinen, ist eine buchhalterische und kann dem Sinn nach eher als eine „umgekehrte Rechnung“ verstanden werden, wobei es sich dann um eine Rechnung nach §14 UstG handelt.

 

Fast wie Geschwister – die Gemeinsamkeiten

Eine Gutschrift und eine Rechnung erfüllen grundlegend denselben Zweck, denn sie dokumentieren einen konkreten Zahlungsverkehr zwischen zwei Vertragsparteien. Weitere Übereinstimmungen:

  • Buchhaltungstechnisch werden Gutschriften und Kundenrechnungen identisch behandelt: Es sind Verbindlichkeiten für den Empfänger der Lieferung oder Leistung.
  • Gutschriften müssen ebenso wie Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden
  • Die Gutschrift muss inhaltlich und formell die gleichen Anforderungen erfüllen wie eine Rechnung (siehe §14 UstG). Eine Übersicht der Details findest Du auch hier.
  • Der vorhergehende Punkt beinhaltet auch, dass eine Gutschrift deutlich als solche gekennzeichnet wird, also das Wort „Gutschrift“ enthält. Auf einer Rechnung muss ja schließlich auch das Wort „Rechnung“ stehen.
  • Auch die Umsatzsteuer für die Gutschrift muss wie für eine Rechnung gezahlt werden, sofern sie nicht entfällt (siehe Kleinunternehmer-Regelung).

Das Finanzamt erkennt in der Regel beide Dokumentformen gleichwertig an, sofern alle Formalien eingehalten wurden.

 

Nicht ganz dasselbe – die kleinen Unterschiede

Der wesentlichste Unterschied ist die Quelle des Dokuments: Eine Rechnung wird von der leistungserbringenden Seite gestellt; die Gutschrift hingegen erstellt der Empfänger der Lieferung oder Leistung. Weitere Abweichungen sind:

  • Da nun das Dokument von der Gegenseite kommt, liegt die Pflicht zur Rechnungsprüfung nun beim Lieferanten als dem Empfänger des Dokuments.
  • Einem Gutschriftverfahren muss in jedem Fall eine Vereinbarung der beiden Vertragspartner vorausgehen. Ein einseitiges Verfahren ist nicht zulässig.
  • Der Gutschrift kann jederzeit vom leistenden Unternehmen widersprochen werden. Das gilt auch für Gutschriften, aufgrund einer vorherigen Absprache erstellt wurden.

 

Gutschrift statt Rechnung – was sind die Besonderheiten und Vorteile?

Einerseits bietet das Gutschriftverfahren einen geringeren Verwaltungsaufwand für den Leistungsempfänger. Da das Dokument von ihm selbst ausgefertigt und versendet wurde, erübrigt sich die Prüfung der eingegangenen Rechnung, zu der er sonst verpflichtet wäre. Darüber hinaus kann, wie eingangs erwähnt, eine interne Bilanzrechnung schon früher erfolgen, da man nicht erst auf den Eingang einer Rechnung warten braucht. Die Buchwerte liegen mit dem Erstellen der Gutschrift bereits vor.

Der leistungserbringende Vertragspartner kann Papier- und Portokosten sparen, da keine Rechnungsstellung mehr erfolgen muss. Ebenso wird das Mahnwesen erleichtert, da der Kunde ja durch die Gutschrift schon eine Zahlungswilligkeit erklärt und die zugehörige Zahlung oft zeitnah erfolgt; Wareneingänge werden so termingerecht gezahlt. Differenzen im Warenpreis werden schnell auffällig und lassen sich durch einen Widerspruch schnell anzeigen. Mit einer nachfolgenden Umbewertung seitens des Empfängers wird eine Korrektur unkomplizierter; im normalen Rechnungsstellungsprozess müsste die gestellte Rechnung ja erst storniert und nachfolgend neu erstellt werden.

In Zeiten der papierlosen Dokumente lassen sich auch Gutschriften elektronisch versenden. Sie bedürfen dann aber einer gültigen elektronischen Signatur.

Zu guter Letzt vereinfacht sich die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung für beide Seiten, da das Gutschriftdokument weitaus früher vorliegt.

 

Ist die Gutschrift-Variante etwas für mich?

Das Gutschriftverfahren eignet sich nicht für jedes Unternehmen.

Lohnenswert wird es vor allem im Warenverkehr und bei vielen einzelnen, aber grundsätzlich gleichwertigen Aufträgen (z.B. regelmäßig wiederholten Lieferungen eines Rohstoffs), die unter einer Rahmenvereinbarung stattfinden.

Auch wenn es man als liefernde Partei im Vertrag einfacher hat, mit einem formlosen Widerspruch einer Gutschrift (im Sinne einer „umgekehrten Rechnung“) zu widersprechen, kann es aber für viele Unternehmen sicherer, einfacher und wünschenswerter sein, doch die eigene Rechnungsstellung zu nutzen, da man hier als Unternehmer über das Rechnungs- und Mahnwesen die Kontrolle behält.

 

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