Was Du wissen solltest, wenn Du auch noch eine Rechnung offen hast

Seit dieser Woche bietet bezahlt.de eine Neuerung im Service: Ab sofort können unsere Kunden für vorfinanzierte Rechnungen bei Zahlungsverspätung unsere Mahnungsoption nutzen, wenn sie dies wünschen. Wir verraten Dir, wie Dir diese Neuerung helfen kann, wenn auch Du noch eine Rechnung offen hast. Dazu gehen wir genauer auf Voraussetzungen, Umstände und Merkmale der einzelnen Stufen eingehen, die zwischen Leistung und Zahlung liegen können.

Auf die Kleinigkeiten kommt es an – was eine Rechnung ausmacht

Nachdem die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht ist, wird gezahlt. Typischerweise erhält der Auftraggeber dazu eine Rechnung mit einem Zahlungsziel, um ihm etwas zeitlichen Spielraum für die Zahlung zu gewähren.

Um einen Kunden zur Zahlung seiner Rechnung überhaupt verpflichten zu können, muss das Rechnungsdokument selbst mehrere Kriterien erfüllen, um in Deutschland als rechtsgültig anerkannt zu werden. Diese sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) in §14 im Detail aufgeführt. Hier eine kleine Zusammenfassung aller minimal notwendigen Angaben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers der Lieferung oder Leistung
  • Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum der Rechnung)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vom leistenden Unternehmen vergeben)
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung
  • Das Entgelt und die darauf zu entrichtende Steuer, aufgeschlüsselt nach anzuwendenden Steuersätzen (19% oder 7%) bzw. mit dem Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung

Weiterhin sollte die Rechnung noch diese Dinge enthalten, sofern sie zutreffen:

  • im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • der Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers
  • der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung durch den Leistungsempfänger

Der Inhalt der Rechnung sollte selbstverständlich vollständig sein und der tatsächlichen Lieferung oder Leistung entsprechen. Wer eine Auftragsbestätigung oder einen Vertrag hat, hat in jedem Fall eine schriftliche Kopie der vereinbarten Leistungen und weiß, welche Dinge in die Rechnung gehören.

Noch eine Rechnung offen – was für Dein Mahnschreiben wichtig ist

Im Normalfall begleicht der Rechnungsempfänger vor Ablauf der Zahlungsfrist seine Rechnung in voller Höhe. Tut er dies nicht, wird es Zeit, an die Zahlungsverpflichtung zu erinnern. Dies ist übrigens schon das erste Kriterium für eine Mahnung: Sie muss nach der vereinbarten Zahlungsfrist erfolgen; vorher ist sie überflüssig. In einigen Fällen ist sie nicht einmal notwendig.

Der Text des Schreibens muss aber nicht zwangsläufig das Wort „Mahnung“ beinhalten, da es ja im Kern nur darum geht, an eine dem Empfänger bereits bekannte Verpflichtung zu erinnern. Hier nun kommt aber das zweite Kriterium ins Spiel: Die Mahnung muss bestimmt und eindeutig sein, sodass der Empfänger auch zuordnen kann, um welche Verpflichtung es genau geht.

Daher sollte im Mahnschreiben konkret aufgeführt stehen, was Gegenstand der Zahlungsverpflichtung und damit der Erinnerung ist. Es bietet sich daher an, folgende Elemente genau aufzuführen:

  • die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
  • die Lieferscheinnummer und das Lieferdatum bzw. das Datum der Leistungserbringung
  • Die wiederholte Nennung der Fälligkeit kann die Dringlichkeit verdeutlichen.

In der Praxis wird üblicherweise dreimal gemahnt, obgleich nur eine einzige Zahlungserinnerung notwendig ist.

Eine Mahnung bzw. Zahlungserinnerung erfolgt in der Regel schriftlich; über ein Einschreiben kann man die Zustellung absichern. Mit dem Erhalt der Mahnung gerät der Rechnungsempfänger offiziell in Verzug. Damit kann der Rechnungssteller einen wirtschaftlichen Schaden (Verzugsschaden) rechtlich geltend machen.

Die Mahnungsoption von bezahlt.de hält sich an alle diese Vorgaben. Wenn gewünscht, erinnern wir den Rechnungsempfänger 14 Tage nach Fälligkeit im Namen unseres Kunden sachlich, höflich und in schriftlicher Form an die Zahlung ausstehenden Betrags, wobei der Gegenstand der Mahnung klar aufgeschlüsselt wird. Sollte nach der ersten Erinnerung keine Zahlung erfolgen, versenden wir bis zu zwei weitere Mahnschreiben jeweils 20 und 30 Tage nach Fälligkeit. Natürlich erhält unser Kunde Kopien von allen Schreiben, um stets über den Vorgang auf dem Laufenden zu bleiben.

Falls auch trotz Mahnung keine Zahlung erfolgt, bleibt zur Durchsetzung des Rechnungsanspruchs oft nur der Weg zum Inkassounternehmen. Auch bezahlt.de folgt dieser Praxis: Wenn auch nach der dritten Mahnung kein Zahlungseingang festgestellt wurde, übergeben wir die ausstehende Rechnung an einen Inkassopartner.

Dein Geld, dein Anspruch, dein gutes Recht – was Inkassounternehmen tun

Inkassounternehmen sind besser als ihr Ruf. Sie sind rechtlich befugt, anstelle des Lieferanten eine Zahlungsforderung zu vollstrecken, dafür erhalten sie eine Servicegebühr. Sollte es tatsächlich eine Zahlungsverzögerung geben, sind Inkassounternehmen in der Lage durch spezielle Anwälte und entsprechendes Know-How die verpflichtete Partei zur Zahlung zu bewegen. Die Vollstreckung eines geprüften und gemahnten Titels durch den Gerichtsvollzieher stellt dabei nur den letzten Schritt dar, der nur wahrgenommen wird, nachdem alle vorhergehenden Stufen zur Vermittlung zwischen Gläubiger und Schuldner ausgeschöpft worden sind.

Ein seriöses Inkassounternehmen muss weder einschüchtern noch drohen. Trotzdem hat die Bezeichnung allein oft noch einen eher negativen Klang.

Die Nutzung eines Inkassopartners ist oft die letzte Möglichkeit, eine noch ausstehende Forderung zu realisieren – und doch geht es nur darum, dass ein Rechnungssteller seinen fairen Sold für eine erbrachte Leistung erhält.

bezahlt.de betreibt kein Inkassowesen, kooperiert aber mit seriösen Inkassounternehmen. Unabhängig davon, ob unsere Kunden unsere Mahnungsoption in Anspruch nehmen möchten oder nicht, können wir sie gern mit einem solchen Unternehmen in Kontakt bringen, falls sie ihre offenen, überfälligen Rechnungen gegen die Rechnungsempfänger realisieren möchten. So eine Vermittlung ist selbstverständlich kostenfrei – wir verstehen es als Teil unseres Serviceangebots.

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