Mein Auto, mein Büro, mein PC – Steuererleichterungen im Beispiel

Es gibt einige Punkte, bei denen das Finanzamt besonders genau hinschaut, denn diese bieten die größten Spielräume, wenn es um eine steuerliche Erleichterung geht. Konkret geht es dabei um das Fahrzeug in betrieblicher und privater Nutzung sowie um das Arbeitszimmer im eigenen Heim samt den Arbeitsmitteln, die man benötigt.

Wir wollen heute einen kurzen Überblick zu diesen drei Themengebieten geben – aber eben nur einen informativen Überblick. Für sämtliche Details, ob und wie sich die Möglichkeiten eignen, um die eigene Steuerlast als Selbständiger zu senken, empfehlen wir den Weg zum Steuerberater.

1. Mobil, flexibel, einsatzbereit: Du und Dein Firmenwagen

Das bereits erwähnte Thema der Reisekosten dürften vor allem Selbständige kennen, deren hauptsächliche Berufstätigkeit nicht in einem Büro oder an einem Computer stattfindet, wie es beispielsweise bei Handwerkern der Fall ist, die ihre Arbeitsleistung direkt beim Kunden erbringen. Doch auch Unternehmer, die ihre Schreibtischarbeit mit häufigen Kundenbesuchen kombinieren müssen, beispielsweise um Absprachen zu treffen oder Teile der Arbeit vor Ort zu begutachten oder zu korrigieren, stellen sich mitunter die Frage, ab wann sich ein eigenes Firmenfahrzeug rentiert.

Die Vorteile eines solchen Transportmittels liegen klar auf der Hand: mehr Flexibilität und Unabhängigkeit von öffentlichen Verkehrsmitteln. Ein ebenso offensichtlicher Nachteil sind die vergleichsweise hohen Anschaffungskosten. Bilanztechnisch wiederum wäre ein Firmenwagen Teil des Betriebsvermögens und damit eine Möglichkeit, um Steuern zu sparen. Nicht selten benutzen Selbständige ihre Privatfahrzeuge für berufliche Zwecke, oder den Firmenwagen auch für private Fahrten.

 

Wie oft, wie weit, wohin – Nutzungsfaktoren und ihre Bedeutung

Was letztendlich für den einzelnen Unternehmer steuerlich am günstigsten ist, entscheidet vor allem das Nutzungsverhältnis:

  • Liegt die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs bei 50 bis 100 Prozent, ist es eindeutig dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Es sind dann sämtliche Kosten absetzbar; dies beträfe also nicht nur Treibstoff, Versicherung und Kfz-Steuer, sondern auch Mautgebühren, Inspektions- und Werkstattkosten. Darüber hinaus kann das Fahrzeug bilanztechnisch abgeschrieben werden; bei Neufahrzeugen beträgt die Dauer sechs Jahre.
  • Wird das Fahrzeug hingegen zu weniger als 10 Prozent betrieblich genutzt, kann es nicht als Betriebsvermögen geltend gemacht werden. Hier empfiehlt sich dann eine Abrechnung der Fahrtkosten über die Reisekostenpauschale, die 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer beträgt. Alle Zusatzkosten und Aufwendungen sind dann privat zu tragen, da auch das Fahrzeug zum Privatvermögen zählt.
  • Beträgt der Anteil der betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent, so hat der Unternehmer die Wahl, ob er das Fahrzeug im Betriebs- oder Privatvermögen führen möchte. Dies kann tatsächlich für manche Unternehmer einen Vorteil darstellen, die über die Reisekostenpauschale höhere Steuererleichterungen erzielen können. Ein genauer Vergleich im Vorfeld der Anschaffung ist daher empfehlenswert.

 

Wie berechne ich das? – Fahrtenbuch vs. Pauschalansatz

Sofern ein Firmenfahrzeug nicht nachweislich zu 100% für betriebliche Zwecke genutzt wird, muss stets der Anteil an Privatfahrten berücksichtigt und herausgerechnet werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.

Methode 1: Das Fahrtenbuch

Eine lückenlose Aufzeichnung aller Fahrten mit dem Fahrtenbuch gewährleistet, dass sich die private und betriebliche Nutzungsquote des Fahrzeugs präzise ermitteln lassen. Folgende Informationen sollten für jede einzelne betriebliche Fahrt genau festgehalten werden:

  • das Datum
  • die Kilometerstände zu Beginn und Ende der Fahrt
  • das Reiseziel und
  • ggf. die Reiseroute (wenn es Abweichungen vom direktesten Weg gab)
  • den Zweck der Fahrt
  • den/die besuchte/-n Geschäftspartner

Bei einer privaten Fahrt genügt die Angabe der gefahrenen Kilometer. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie zwischen Beschäftigungsort und dem Ort des eigenen Hausstands, sind ebenfalls im Fahrtenbuch zu vermerken. Sämtliche Kosten für das Fahrzeug lassen sich dann prozentual verrechnen.

Methode 2: Die 1-Prozent-Pauschale

Indem der inländische Bruttolistenpreis eines Fahrzeugs als Grundlage genommen wird, lässt sich ein pauschaler Wert für die private Nutzung ermitteln. Es zählt hierbei die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der Zulassung inklusive aller Kosten für eine Sonderausstattung, sofern vorhanden; das tatsächliche Alter des Fahrzeugs spielt dabei keine Rolle. Ein Prozent dieses Wertes wird als pauschaler Privatnutzungsanteil angesetzt. Bei dieser Methode sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht berücksichtigt und werden separat mit 0,03 Prozent je Entfernungskilometer berechnet.

Was es noch zu beachten gilt

Für einen Firmenwagen, d.h. ein Fahrzeug, das als Betriebsvermögen gilt, birgt die Pauschalmethode den geringeren Aufwand. Sollte das Firmenfahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis haben, aber nur wenig privat genutzt werden, ist hingegen die Fahrtenbuchmethode die lohnenswertere. Aber Achtung: Das Finanzamt wird ein Fahrtenbuch mit Lücken oder Fehlern nicht anerkennen, sondern stattdessen von sich aus die Pauschalvariante wählen.

Ein Privatfahrzeug im betrieblicher Nutzung erfordert ebenfalls ein Fahrtenbuch, allerdings müssen hier nur die geschäftlich bedingten Fahrten vermerkt werden. Die private Nutzung eines privaten Fahrzeugs ist für das Finanzamt von eher geringem Interesse.

 

2. Der Ort des Wirkens: Dein Arbeitszimmer

Zunächst muss noch einmal deutlich gesagt werden, dass in Sachen Arbeitszimmer für Angestellte andere Regeln gelten, als für Selbständige. Wie bereits im letzten Artikel beschrieben, können Angestellte unter bestimmten Voraussetzungen nur bis zu 1.250 Euro jährlich als Werbekosten geltend machen.

Selbständige, die ohne ein Arbeitszimmer oder Büro ihre berufliche Tätigkeit nicht ausüben könnten, haben es besser: für sie gilt keine Begrenzung. Sobald also das heimische Arbeitszimmer auch zugleich das Zentrum der selbständigen beruflichen Tätigkeit ist, lassen sich alle damit verbundenen Kosten sofort und in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgabe absetzen.

Gilt es, oder gilt es nicht? – Die Voraussetzungen

Das heimische Arbeitszimmer wird nur als solches vom Finanzamt anerkannt, wenn es mehrere spezifische Voraussetzungen erfüllt. Das Arbeitszimmer sollte daher

  1. ein separater Raum (von den übrigen Wohnräumen abgetrennt) sein: Keine Arbeitsecke, kein Vorhang als Trenner, sondern 4 Wände und eine (idealerweise abschließbare) Tür – das sollte jeden Finanzbeamten davon überzeugen, dass dieser Aspekt erfüllt ist.
  2. wie ein Arbeitsraum eingerichtet sein: Abgesehen vom Schreibtisch und den benötigten Arbeitsmitteln, sind unter anderem Sitzecke (für Geschäftskunden) und Radio/Stereoanlage, Topfpflanzen und Teppiche, sogar Schaukelstuhl und Kunstgegenstände in einem Arbeitszimmer erlaubt. Befinden sich Kinderbett, Fernseher, private CD- oder Plattensammlung, Fotoalben, Kleiderschrank, Kühlschrank, Bügelbrett oder Gästebett im Arbeitszimmer, darf man davon ausgehen, dass der Finanzbeamte den Raum nicht anerkennt.
  3. ausschließlich beruflich genutzt werden: Kaum jemand wird zu Hause am Eingang des Arbeitszimmers eine Stechuhr anbringen. Die private Nutzung des Raumes sollte allerdings so gering wie möglich gehalten werden (idealerweise unter 10%). Hat das Finanzamt Grund zum Zweifel, wird der Nachweis des Gegenteils schwierig. Daher empfiehlt es sich, den Raum von vornherein gar nicht erst für andere als berufliche Tätigkeiten einzurichten, weil sich so alternative Nutzungsmöglichkeiten von allein in Grenzen halten.
  4. ausreichend Wohnraum in der gesamten Wohnung lassen: Dies ist von Fall zu Fall unterschiedlich; verschiedene Gerichte haben im Laufe der Zeit mehrere Konstellationen anerkannt. Als Grundregel könnte man gelten lassen: Es sollte keinesfalls der größte Raum der Wohnung sein, denn schließlich ist es eine Privatwohnung mit Arbeitszimmer, und kein Büro mit Schlafplatz, Wohnzimmer, Bad und Küche. Neben der Fläche kann auch die Anzahl der Bewohner eine Rolle spielen. Dein Steuerberater kann Dir bestimmt genauere Hinweise geben, was in Deinem Fall ein sinnvolles Flächenverhältnis ist.

 

Auf das richtige Werkzeug kommt es an – Ausstattung und Arbeitsmittel

Wie schon erwähnt, können von Selbständigen alle Kosten für das Arbeitszimmer steuermindernd geltend gemacht werden. Das beinhaltet zum einen die Anschaffungskosten für die gesamte Ausstattung. Dazu zählen essentielle Dinge wie Schreibtisch, Bürostuhl, Computer, ebenso wie ergänzende Materialien, also Druckerpapier, Aktenordner, Regale und Locher; doch auch Ausstattungselemente wie Teppich, Grünpflanze oder Sitzecke sind hier beinhaltet.

Während einiges davon über die Bilanz als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) sofort verrechnet werden kann, sind andere Kosten fortlaufend, z.B. Stromanschluss (anteilig), Telefon und Internet. Größere Einrichtungsgegenstände, wie die angeschafften Büromöbel, werden als Betriebsvermögen gewertet und können über einen Zeitraum von 13 Jahren abgeschrieben werden. Hierfür sollte allerdings ein Anlagenverzeichnis geführt werden.

Manche Kosten entstehen erst während der Nutzung. Daher können sämtliche Kosten, die der Reparatur, Reinigung oder Wartung dienen, können wie auch die Anschaffungskosten steuermindernd angesetzt werden. Sollte also eine Renovierung anstehen, so sind die Kosten dafür ebenfalls voll anrechenbar.

 

Fallbeispiel: der Computer

Das ist nicht jedem bekannt: Was für das Firmenfahrzeug gilt, gilt auch für den Firmencomputer. Sofern dieser privat mitgenutzt wird, ist die betriebliche Nutzungsquote (es sollten mindestens 50 Prozent sein!) ausschlaggebend, ob er zum Betriebsvermögen zählt und damit steuermindernd wirken kann.

  • Wie auch beim Auto, hat der Unternehmer bei einem Anteil von 10 bis 50 Prozent betrieblicher Nutzung die Wahl, ob er das Gerät zum privaten oder zum betrieblichen Vermögen rechnen möchte.
  • Sollte die berufliche Nutzungsquote unter 10 Prozent liegen, handelt es sich um ein Privatgerät.
  • Da der Nachweis für eine rein betriebliche Nutzung (also 100%) eher schwierig zu erbringen ist, wird seitens des Finanzamts i.d.R. eine Nutzung von 50 Prozent angenommen und eine anteilige Erstattung veranschlagt.
  • Eine rein berufliche Veranschlagung ist theoretisch möglich, wenn man ein Tagebuch über die stundenweise Nutzung des Gerätes führt. Das Protokoll muss allerdings vom Finanzamt anerkannt werden. Eine anrechenbare Kilometerpauschale wie beim Auto, gibt es hier allerdings keine.

Kann man den Computer als Betriebsgerät führen, ist entscheidend, ob er in der Anschaffung maximal 410 Euro ohne Umsatzsteuer gekostet hat (was bei Sonderaktionen wie z.B. am Black Friday auch schon mal vorkommen kann). Falls ja, wird der Rechner als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) behandelt, also sofort in voller Höhe abgesetzt. Anderenfalls gehört er bilanztechnisch zum Betriebsvermögen; die anzusetzende Abschreibungsdauer beträgt 3 Jahre.

Übrigens ist die Berechnung als GWG für Laptops am wahrscheinlichsten anwendbar. Denn Computerzubehör wie Maus, Drucker, Bildschirm, Scanner oder Tastatur sind nicht eigenständig nutzbar. Daher werden Anschaffungskosten für Peripheriegeräte immer auf die des Computers aufgeschlagen, wodurch der gesamte Posten fast immer im abzuschreibenden Betriebsvermögen landet.

 

Das Wichtigste kommt zum Schluss

Regelmäßige Leser wissen bereits, dass wir immer noch einmal darauf hinweisen, dass wir diese Informationen lediglich zur Übersicht und zum Verständnis hier aufführen. Aus gutem Grund gibt es Experten, die viel mehr Durchblick durch die gültigen Steuergesetze haben, denn diese sind gerade in Deutschland sehr umfangreich. Daher, wie immer, noch einmal unser Hinweis: wir sind keine Steuerberater! Wir empfehlen allerdings jedem Leser den Weg zum eigenen Steuerfachexperten, der selbstverständlich noch viel besser weiß, welche der zahlreichen Möglichkeiten sich ganz individuell für Dein Unternehmen nutzen lassen. Und gerade, wenn es dabei um Fragen der Buchführung geht, empfiehlt es sich umso mehr, den eigenen Finanzbuchhalter beim Gespräch dabei zu haben. Damit bekommen alle, Staat und Unternehmen genau die Anteile, die ihnen zustehen.

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